5 vragen aan Mirjam over loonadministratie
Kennis 10 november 2022

5 vragen aan Mirjam over loonadministratie

Sommige bedrijven doen het zelf, anderen besteden het aan ons uit. Bij de loonadministratie komt veel kijken. Dat vereist specifieke kennis over actuele regelgeving, voorwaarden, subsidies, etc. We krijgen dan ook regelmatig vragen over de loonadministratie. Mirjam is onze expert op dit gebied. We hebben 5 vragen over loonadministratie voor haar geselecteerd, die relevant zijn voor werkgevers. Doe je voordeel met haar antwoorden.

Hoe bereken je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)?

Mirjam: “Eerst even kort over de WKR. Dat is speciaal voor werkgevers om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Het totale bedrag moet wel binnen de vrije ruimte blijven. Voor 2022 is dat 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers. Over het restant van de loonsom geldt een tarief van 1,18%. In 2021 en 2020 was de vrije ruimte groter, als crisismaatregel tijdens corona, namelijk 3% over de eerste € 400.000. In 2022 is het tarief weer naar beneden bijgesteld. Wat het volgend jaar gaat doen, dat is nog even afwachten. Het kabinet heeft plannen om per 2023 enkele werkgeverslasten te verlagen. In dat kader ligt er ook een voorstel om de vrije ruimte te verruimen naar 3%. Dit voorstel is onderdeel van het Belastingplan 2023. Einde jaar weten we wat het tarief volgend jaar gaat doen.”

“Het berekenen van de vrije ruimte doen wij trouwens voor onze klanten. Dat doen we vaak nu, in het laatste kwartaal, zodat werkgevers weten wat ze einde jaar aan hun personeel kunnen geven, zoals een eindejaarsbonus, een kerstgeschenk, of een personeelsfeest. Een goede berekening is overigens essentieel, want geef je meer onbelast uit dan toegestaan in de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.”

Wat mag je vergoeden in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)?

Mirjam: “Als werkgever mag je dus onbelaste vergoedingen geven aan je personeel, binnen de vrije ruimte van de WKR. Je mag nagenoeg alles vergoeden als werkgever, mits het gebruikelijk is voor je bedrijfstak. Dat toetst de Belastingdienst met de gebruikelijkheidstoets. Deze toets berekent of een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent afwijkt van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Denk aan een fiets, een thuiswerkvergoeding, fitnessabonnement, kerstpakket, of een bonus tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar.”

Wanneer heeft een werknemer recht op loonheffingskorting?

Mirjam: “Loonheffing is de belasting die een werkgever per maand afdraagt aan de Belastingdienst, zodat de werknemer dat later niet hoeft te doen. Soms heeft een werknemer hier korting op, dat is dus de loonheffingskorting. Ofwel, de werknemer ontvangt in dat geval dus meer salaris. Loonheffingskorting is een combinatie van algemene heffingskorting en arbeidskorting. De hoogte van de loonheffingskorting wordt bepaald door de hoogte van het inkomen van de werknemer. Hoe hoger het inkomen, hoe lager de algemene heffingskorting. Bij de arbeidskorting speelt ook leeftijd een rol.”

“Je vraagt de loonheffingskorting aan met een formulier. Dat moet de werkgever door de werknemer laten invullen. Wij voorzien onze klanten van dit formulier. Iedere werknemer met één werkgever kan met een gerust hart loonheffingskorting aanvragen. Als iemand voor meerdere werkgevers werkt, dan moet de loonheffingskorting aangevraagd worden bij de werkgever waar hij het meeste verdient.”

Voor wie kan een werkgever loonkostenvoordeel (LKV) aanvragen?

Mirjam: “Niet alle werkgevers weten dat ze recht hebben op bepaalde subsidies als ze iemand in dienst nemen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. Loonkostenvoordeel (LKV) heet dat. Dat is een financiële tegemoetkoming voor werkgevers. Vier doelgroepen komen in aanmerking voor LKV: oudere medewerkers (56+) met een uitkering (tot de AOW-leeftijd is bereikt), wernemers met een arbeidsbeperking, werknemers binnen de doelgroep ‘banenafspraak en scholingsbelemmerden’ en werknemers met een arbeidsbeperking die herplaatst worden. Belangrijk is wel dat de medewerker een doelgroepverklaring LKV heeft. Alleen dan kan de werkgever LKV aanvragen. Een mooie stimulans om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven en je als bedrijf maatschappelijk verantwoordend in te zetten.”

Hoeveel reiskostenvergoeding mag je als werkgever vergoeden aan je personeel?

Mirjam: “Is je werknemer op pad voor jouw bedrijf, dan heeft hij of zij waarschijnlijk reiskosten. Op dit moment kan je als werkgever maximaal € 0,19 kilometervergoeding geven bij reizen met eigen vervoer, carpoolen, of openbaar vervoer. Bij reizen met openbaar vervoer kun je er trouwens ook voor kiezen om de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden. De meeste reiskostenvergoedingen worden voor de belasting niet tot het loon gerekend. Je betaalt er dus geen loonbelasting over. In 2022 mag je dus 19 cent per kilometer belastingvrij vergoeden. Volgend jaar (in 2023) wordt dat 21 cent. Geef je meer vergoeding? Dan moet je over dat deel loonheffing betalen.”

Heb je een specifieke vraag over je loonadministratie, of behoefte aan advies? Mirjam of één van haar collega’s bij Michels BV helpt je graag. Aarzel niet, bel of stuur een e-mail.
* Verplichte velden