29 september 2020

Coronamaatregelen 29.09.2020

Zoals iedereen bekend heeft de overheid nieuwe maatregelen afgekondigd in de strijd tegen het coronavirus! Ook ons kantoor volgt de berichtgeving en dringende adviezen van de overheid en het RIVM op de voet.
Voor dit moment betekent dit dat de komende drie weken (vanaf 29.09.2020 18.00 uur) de volgende maatregelen van kracht zullen zijn!

Thuis werken
Vanaf heden zullen onze medewerkers veelvuldig thuiswerken. Dit betekent dat het kantoor regelmatig fysiek gesloten zal zijn. De werkzaamheden gaan echter onverminderd door. Dagelijks zal de brievenbus worden geleegd. Poststukken worden derhalve regulier behandeld.

We vragen iedereen stukken zoveel als mogelijk digitaal aan te leveren bij de cliëntbegeleiders (of via info@michelsbv.nl) Wij vragen iedereen poststukken die niet door de brievenbus kunnen vooraf aan te kondigen zodat we met elkaar een ontvangstmoment kunnen inplannen.

Toelichting op stukken kan telefonisch of per email.

Bereikbaarheid
Vanwege het feit dat medewerkers vanaf heden thuis werken zijn wij telefonisch slechts indirect bereikbaar. Medewerkers kunnen via een speciale app wel zelf telefonisch contact opnemen, maar het beantwoorden van inkomende oproepen is niet altijf direct mogelijk.

De procedure is als volgt. Stuur je vaste contactpersoon een e-mail of spreek onze voicemail in. Hij of zij zal gedurende kantoortijden telefonisch contact opnemen. Bij gelegenheid zal dit ommegaand zijn.

Planning
De maatregelen die nu van kracht zijn zullen ook invloed hebben op onze werkplanning, waardoor werkzaamheden kunnen opschuiven.

Zoveel als mogelijk zullen wij de normale planning blijven volgen echter de impact op interne en externe communicatie, alsmede planning en mogelijkheden valt niet te onderschatten. Wij vragen hiervoor begrip.

De deadlines voor het indienen van aangiftes omzetbelasting en loonheffing zijn (vooralsnog) niet verschoven. Wij zullen dan ook zorgdragen voor tijdige indiening van aangiftes.

Hierbij is vroegtijdige aanlevering belangrijker dan ooit tevoren. Wij vragen iedereen daarom waar mogelijk de financiële administratie doorlopend aan te leveren en te verwerken. Hierdoor kunnen wij in onze planning de werkzaamheden goed verdelen om zorg te dragen voor tijdige indiening van alle aangiftes.

Digitaal aanleveren
Ben je niet in de gelegenheid om stukken digitaal aan te leveren? Ben je niet in het bezit van een (goede) scanner? Tegenwoordig zijn er ook goede mobiele apps beschikbaar. Een voorbeeld van een prettig werkende scan app is Scanbot te downloaden voor Iphone en Android. Gefotografeerde documenten kunnen hiermee als pdf-bestand worden gedeeld (bijvoorbeeld via e-mail).

Maatregelen die al van kracht waren en blijven:
Ø  Persoonlijke hygiëne stellen we (altijd al) hoog in het vaandel. 
Ø  Geen fysiek contact (handen schudden etc.) .
Ø  Houd 1,5 meter afstand.
Ø  Heb je gelegenheid om stukken digitaal aan te leveren? Dan geven wij hier de voorkeur aan.
Ø  Per e-mail blijven wij goed bereikbaar.
Ø  Bij wijzigingen van afspraken wordt altijd individueel contact opgenomen.
Ø  Wij vragen onze bezoekers verantwoordelijkheid te nemen en bij hoesten of luchtwegklachten geen stukken langs te brengen, danwel gemaakte afspraken af te zeggen. Afspraken die niet noodzakelijk zijn zullen wij uitstellen.

Tot slot
Juist voor ons kantoor is dit een drukke tijd met veel klant contact. Aangiftes dienen te worden ingediend, deadlines zijn (nog) niet verschoven. Juist om deze reden proberen wij voorzichtigheid te betrachten zodat wij onze werkzaamheden ongehinderd kunnen vervolgen.

De afgelopen jaren hebben wij reeds maximaal ingezet op digitalisering waardoor onze processen en systemen goed zijn ingericht om de werkzaamheden vanuit huis te verrichten. Dit neemt niet weg dat er momenteel zoveel gaande is dat processen vertraging kunnen opleveren door onvoorziene omstandigheden.

Gedurende de gehele periode dat deze maatregelen van kracht zijn zullen wij updates blijven versturen als er wijzigingen optreden.

Neem bij vragen of twijfel gerust contact met ons op. We lichten ons beleid graag nader toe.